Главное про сроки хранения документов по охране труда работодателями

Сроки хранения документов по охране труда 2020
Обновлено:

Если вы любите наводить порядок в кабинете охраны труда и уничтожать протоколы, то не забывайте про сроки хранения документов по охране труда. Потому что последние годы повышаются требования к контролю за вредными факторами на рабочих местах, участились судебные разбирательства по возникновению профессиональных заболеваний и в этих случаях часто требуется прибегнуть к архиву материалов.

Все локально-нормативные акты, связанные с функционированием охраны труда в организации, должны сохраняться в надлежащем виде в течение определенного срока, самый продолжительный период составляет 75 лет, но есть и документы, которые требуется хранить постоянно.

Какие документы по охране труда необходимо хранить, в течение какого времени и каким образом разберем в этой статье, а если у вас будет что добавить, задать вопрос или поделиться своим опытом, присоединяйтесь в комментариях, это будет интересно и автору, и читателям.

Сроки хранения документов по охране труда

Сроки хранения документов по охране труда лучше знать и стараться их придерживаться, потому как вовремя предоставленный протокол, или выписка из журнала вводного инструктажа может от штрафов уберечь работодателя. А отсутствие необходимого документа может подтвердить, что права работников не соблюдались, требования Трудового Кодекса не выполнялись. 

Понятно, что многие организации не просуществуют срок даже в 45 лет, и вроде бы нелогично так долго хранить объемный комплект архивных документов по охране труда, образующиеся за весь этот период. Но работая в должности специалиста по охране труда не один год, поняла, что уничтожать документы даже по истечение 3 лет ни в коем случае нельзя.

Приведу пример из личной практики, произошел несчастный случай с работников, который был трудоустроен со дня основания организации, то есть за 5 лет до моего трудоустройства. С этим сотрудником произошел тяжелый несчастный случай, началось расследование и было необходимо предоставить комиссии выписку из журнала вводного инструктажа. За отсутствие записи – штраф. Журнал очень долго искали, но, благо нашли, с тех пор храню все документы по охране труда.

18 февраля 2020 вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, в котором регламентируются сроки хранения документации. А перечень, приведенный в разделе 7.3, относится конкретно к срокам хранения документов по охране труда. Он отменил действующий ранее Приказ, установив новые сроки хранения различной типовой документации. Выделим основные, а также разберем, к чему приведет неисполнение правил.

Весь спектр услуг по охране труда, ГО и ЧС

Введите номер телефона, рассчитаю смету по вашим задачам. Вводите без восьмерки. "Бюро Екатерины Воронцовой" – профессиональное решения ваших задач: качественно и в срок!

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Ответственность работодателя за несоблюдение сроков хранения документов

Подписание приказа в конце 2019 года, когда уже была утверждена номенклатура ведения дел на 2020 год, внесло неразбериху. Далеко не до всех специалистов по охране труда информация была своевременно доведена и не исключено, что предновогоднее подписание приказа могло привести к нарушению сроков хранения документации, а последствия такого нарушения:

  1. Штраф, который теперь назначается на должностное лицо, а не на организацию, как было раньше. Сумма составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Но это “цветочки”, по сравнению с основным вторым пунктом ответственности за отсутствие документов.
  2. Мероприятия, отмеченные в уничтоженном раньше времени документе, подлежат засчитывать как не проведенные (инструктажи, обучение, проверки и т.д.) и тут штраф уже расценивается по ст. 5.27.1 КоАП РФ, которые в десятки раз существеннеы “бьют” по бюджету организации и должностного лица.

Сейчас многие документы ведутся в электронном варианте, но большинство материалов по охране труда храниться в бумажном виде и далеко не во всех организациях есть возможность для безопасного хранения. Но лучше учесть, что информация по работникам, задействованным в опасных и вредных условиях труда храниться более длительный срок. 

Например, обратится бывший работник с жалобой о развитии у него профессионального заболевания по вине бывшего работодателя, а документы, подтверждающие результаты успешного прохождения медосмотров, покрылись плесенью, текст не читабелен.

Чтобы не допускать таких ситуаций, лучше заглядывать наперед, и постараться организовать хранение документов по охране труда в специальном и безопасном месте, защищенном от воздействия воды, света и развития плесневого грибка. Любые ситуации могут произойти, поэтому следует предусмотреть разные варианты ведения архива в отдельном помещении.

Основные сроки хранения документов

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 включает в себя сроки хранения не только документации по охране труда, но кадровых и бухгалтерских. Нас интересует только раздел 7.3 “Охрана труда” в нем установлены основные документы, с которыми специалисту по охране труда приходится сталкиваться в повседневной практике.

Журнал инструктажа по охране труда (п. 423) Обратите внимание, вводный и на рабочем месте45 лет 
Результаты СОУТ (п.407)45 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет)
Сведения о причинах профзаболеваний сотрудников предприятия5 лет ЭПК
Наряды-допуски на выполнение опасных работпосле закрытия НД 1 год , если была получена травма, произошла авария или НС – 45 лет
Списки работающих в условиях, опасных для жизни и здоровья75 лет, если закончены до 01.01.2003 и 50 лет во всех остальных случаях
Документы о прохождении обучению по охране труда5 лет
Переписка по вопросам охраны труда (служебные, докладные записки и так далее) от 3 до 5 лет
Заключения к договорам5 лет

Сроки хранения документов по охране труда в организации достаточно продолжительные и за это время может накопиться огромная масса, даже за 5 лет. Но, как говорится, стоит только что-то выкинуть, например, какую-то справку – сразу же понадобится, так и в охране труда часто бывает. Поэтому лучше не надеяться на авось, а хранить документы правильно.

Дополнительная информация

Росархивом была создана Инструкция, поясняющая сроки хранения различных документов, в том числе по охране труда и существует несколько категорий, по которым и разбиваются учет хранения:

  1. Постоянно. Хранение в центральных архивах, с передачей организациями по истечении сроков временного хранения.
  2. Срок хранения документов по охране труда до минования надобности. Относится к внутренней документации, которая по истечении годичного обязательного срока сохраняется столько, сколько требуют внутренние регламенты организации.
  3. До замены новыми. Обычно применяется к нормативным управленческим документам, которые со временем отменяют или заменяют обновленными версиями.
  4. 50/75 лет – означает, что если документ завершен до 1 января 2003 года, он хранится 75 лет, а если после только 50.

Сроки временного хранения определяются спецификой организации, в которой они были разработаны и применялись:

  1. Негосударственными организациями передаются в архив после окончания срока, приведенного в договоре.
  2. Не менее 10 лет хранят документы, разработанные в организациях, не относящихся источниками комплектования муниципальных или госархивов.
  3. 10 лет – для органов госвласти.
  4.  5 лет – для органов местного самоуправления, муниципальных структур.
  5. 15 лет – срок, касающийся федеральных органов, госкорпораций, организаций федерального уровня.

В соответствии с новыми требованиями часть документации утратила пометку «Постоянно», перейдя в разряд временно хранимых.

 Основные выводы

Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.

Рекомендую изначально не лениться и содержать документацию в порядке, а имея информацию о сроках хранения документации, стоит регулярно мониторить ситуацию, чтобы не пропустить очередные нововведения и указания. 

Если остались вопросы, даже на которые нет четких ответов в интернет, можете задать их в комментариях, будем разбираться. А если вам требуется помощь, обращайтесь, помогу.

разработаю документы за вас

Введите номер телефона, рассчитаю смету по вашим задачам. Вводите без восьмерки. "Бюро Екатерины Воронцовой" – весь спектр услуг по ОТ, ГО и ЧС. Качественно и в срок!

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных

21 комментарий

Аватар комментатора Александр Автор: Александр

Здравствуйте, Екатерина. В приказе по архивам № 236, что касаемо охраны труда. п.430 Переписка по вопросам охраны труда, что туда можно отнести? Запросы коммерческих, ответы на них, предложения...? п.422. протоколы результатов по обучению ОТ. Это тоже самое что и выписки из протоколов, протоколы по проверки знаний по ОТ? Копии договоров что касается ОТ, надо ли вообще хранить, понятно что для себя год-два можно оставить. Но много копий договоров 12по 19 год. можно ли все это актом и уничтожить.

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Добрый день

  1. Служебные записки, письма о заключении договоров, запросы от сторонних организаций, ответы на них, предложения, предписания (хотя последнее я бы хранила дольше) и тд
  2. Да, протоколы, выписки
  3. Договоры можно отнести к п. 430
    Уничтожение договоров по согласованию с юристом и руководителем организации по акту

Аватар комментатора Александр Автор: Александр

Екатерина Воронцова, Спасибо большое.

Аватар комментатора Екатерина Автор: Екатерина

Добрый день. Подскажите, установлен ли приказом Росархива срок хранения журнала учета присвоения 1 группы по электробезопасности?

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Доброго дня. Срок хранения данного журнала не установлен

Аватар комментатора Юлия Автор: Юлия

Добрый день. Скажите, пожалуйста, в 2021 году много инструкций по ОТ были заменены на новые. А что делать со старыми? сколько их хранить? к ним прикреплён листок ознакомления, какой его срок хранения?
И второй вопрос по приказам по ОТ, которые так же были заменены новыми. Какой срок их хранения?
спасибо

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Добрый день

  1. Срок хранения инструкции по охране труда Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 не регламентирован, но желательно их хранить на случай обращения работника по профзаболенияю или НС (Сроки обращения работника о проведении расследования НС не установлены) вместе с листом ознакомления. Придерживаюсь срока - 5 лет
  2. Нужно смотреть относительно какого направления приказ. Отталкивайтесь от соответствующего пункта по разделу 7.3. Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236

Аватар комментатора Светлана Автор: Светлана

Добрый день, подскажите, пожалуйста, сроки хранения журнала учета инструкций по охране труда и журнала учета выдачи инструкций по охране труда.

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Доброго дня. Срок хранения данных журнал не предусмотрен Приказом Росархива № 236, рекомендую придерживаться срока – 5 лет

Аватар комментатора Ольга Автор: Ольга

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, срок хранения приказов по ОТ по новым правилам. В новом приказе нет четких указаний именно по приказам. Либо необходимо считать их приказами по основной деятельности?

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Добрый день. Скорее в зависимости от того, к какому пункту раздела 7.3. "Охрана труда" относится данный приказ

Аватар комментатора Наташа Автор: Наташа

Екатерина, добрый день!
Подскажите, пожалуйста, а срок хранения отсчитаем от даты завершения журнала?

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Да

Аватар комментатора Наташа Автор: Наташа

Екатерина Воронцова, спасибо!

Аватар комментатора Эльвира Автор: Эльвира

Здравствуйте, Екатерина! Меня назначают специалистом по охране труда, для меня все новое, изучаю с нуля. Такой вопрос, от предыдущего специалиста остались журналы инструктажей, инструкции, положения, последние записи сделаны в 2017 году. Как лучше сделать: завести новые журналы или продолжать старые? Получается что с 2017 года не проводились ни вводные инструктажи, ни первичные, никакие. Что делать в такой ситуации?

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Доброго дня. Лучше начать новые, но предварительно подготовить служебную записку на имя руководителя организации и довести до сведения, какая именно работа предыдущим СОТом не проводилась. Копию служебки сохраняете у себя. Старые журналы ни в коем случае не выкидывать. Храним в соответствии со сроками, указанными в п. 7.3. Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236

Аватар комментатора Марат Автор: Марат

Здравствуйте! Какая существует возможность официально и без проблем для должностного и юридического лица начать вести все новые журналы по охране труда при работе СОТом одного лица и наличии ошибок в первые годы работы по совмещению с основной должностью? Можно перейти на личную почту, если вам удобно.

Аватар комментатора Наталья Автор: Наталья

Добрый день, Екатерина!
Расскажите про производственные аптечки. В приказе минздравсоцразвития от 05.03.2011 г №169н, приведены требования к комплектации аптечек. Что туда входит, Вам, наверняка, известно. А как быть с зеленкой, перекисью, банальным обезболивающим? Наличие их в аптечке нелегально?
Не помню где читала, что должен вестись журнал по выдаче медикаментов. Кто ответственный за его ведение?

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Добрый день. Тема достаточно объемная, вопросы по ней распространенные, поэтому в ближайшее время подготовлю подробную заметку

Аватар комментатора Наталья Автор: Наталья

Добрый день, Екатерина!
Я совсем недавно назначена на должность начальника отдела по ОТ. Документов от предыдущих работников и начальников осталось мало. Это и результаты АРМ, и результаты лаборатории по замерам шума, освещения и пр. Согласно новому приказу (№236 от 23.12.19г) кто несет ответственность за непредоставление документов при востребовании?

Аватар комментатора Екатерина Воронцова Автор: Екатерина Воронцова

Доброго дня. В первую очередь работодатель, далее лица ответственные по приказу (должностные).
У меня была такая практика, когда трудоустроилась в организацию, а там практически ничего нет из документации, подготовила служебную записку на генерального, перечислила все чего нет, на момент моего приема на работу, копию оставила у себя. Далее подготовила план по реализации данных мероприятий, разбив на сроки. Согласовала и утвердила у работодателя. Какие-то пункты были завязаны на финансировании, поэтому план корректировался. Но суть не в этом, когда пришла через месяц проверка с ГИТ по заявлению от предыдущего специалиста по охране труда, ко мне претензий не было.

Оставить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение