Главное про сроки хранения документов по охране труда работодателями

Сроки хранения документов по охране труда 2020

Если вы любите наводить порядок в кабинете охраны труда и уничтожать протоколы, то не забывайте про сроки хранения документов по охране труда. Потому что последние годы повышаются требования к контролю за вредными факторами на рабочих местах, участились судебные разбирательства по возникновению профессиональных заболеваний и в этих случаях часто требуется прибегнуть к архиву материалов.

Все локально-нормативные акты, связанные с функционированием охраны труда в организации, должны сохраняться в надлежащем виде в течение определенного срока, самый продолжительный период составляет 75 лет, но есть и документы, которые требуется хранить постоянно.

Какие документы по охране труда необходимо хранить, в течение какого времени и каким образом разберем в этой статье, а если у вас будет что добавить, задать вопрос или поделиться своим опытом, присоединяйтесь в комментариях, это будет интересно и автору, и читателям.

Сроки хранения документов по охране труда

Сроки хранения документов по охране труда лучше знать и стараться их придерживаться, потому как вовремя предоставленный протокол, или выписка из журнала вводного инструктажа может от штрафов уберечь работодателя. А отсутствие необходимого документа может подтвердить, что права работников не соблюдались, требования Трудового Кодекса не выполнялись. 

Понятно, что многие организации не просуществуют срок даже в 45 лет, и вроде бы нелогично так долго хранить объемный комплект архивных документов по охране труда, образующиеся за весь этот период. Но работая в должности специалиста по охране труда не один год, поняла, что уничтожать документы даже по истечение 3 лет ни в коем случае нельзя.

Приведу пример из личной практики, произошел несчастный случай с работников, который был трудоустроен со дня основания организации, то есть за 5 лет до моего трудоустройства. С этим сотрудником произошел тяжелый несчастный случай, началось расследование и было необходимо предоставить комиссии выписку из журнала вводного инструктажа. За отсутствие записи – штраф. Журнал очень долго искали, но, благо нашли, с тех пор храню все документы по охране труда.

18 февраля 2020 вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, в котором регламентируются сроки хранения документации. А перечень, приведенный в разделе 7.3, относится конкретно к срокам хранения документов по охране труда. Он отменил действующий ранее Приказ, установив новые сроки хранения различной типовой документации. Выделим основные, а также разберем, к чему приведет неисполнение правил.

Ответственность работодателя за несоблюдение сроков хранения документов

Подписание приказа в конце 2019 года, когда уже была утверждена номенклатура ведения дел на 2020 год, внесло неразбериху. Далеко не до всех специалистов по охране труда информация была своевременно доведена и не исключено, что предновогоднее подписание приказа могло привести к нарушению сроков хранения документации, а последствия такого нарушения:

  1. Штраф, который теперь назначается на должностное лицо, а не на организацию, как было раньше. Сумма составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Но это “цветочки”, по сравнению с основным вторым пунктом ответственности за отсутствие документов.
  2. Мероприятия, отмеченные в уничтоженном раньше времени документе, подлежат засчитывать как не проведенные (инструктажи, обучение, проверки и т.д.) и тут штраф уже расценивается по ст. 5.27.1 КоАП РФ, которые в десятки раз существеннеы “бьют” по бюджету организации и должностного лица.

Сейчас многие документы ведутся в электронном варианте, но большинство материалов по охране труда храниться в бумажном виде и далеко не во всех организациях есть возможность для безопасного хранения. Но лучше учесть, что информация по работникам, задействованным в опасных и вредных условиях труда храниться более длительный срок. 

Например, обратится бывший работник с жалобой о развитии у него профессионального заболевания по вине бывшего работодателя, а документы, подтверждающие результаты успешного прохождения медосмотров, покрылись плесенью, текст не читабелен.

Чтобы не допускать таких ситуаций, лучше заглядывать наперед, и постараться организовать хранение документов по охране труда в специальном и безопасном месте, защищенном от воздействия воды, света и развития плесневого грибка. Любые ситуации могут произойти, поэтому следует предусмотреть разные варианты ведения архива в отдельном помещении.

Основные сроки хранения документов

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 включает в себя сроки хранения не только документации по охране труда, но кадровых и бухгалтерских. Нас интересует только раздел 7.3 “Охрана труда” в нем установлены основные документы, с которыми специалисту по охране труда приходится сталкиваться в повседневной практике.

Журнал инструктажа по охране труда (п. 423) Обратите внимание, вводный и на рабочем месте45 лет 
Результаты СОУТ (п.407)45 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет)
Сведения о причинах профзаболеваний сотрудников предприятия5 лет ЭПК
Наряды-допуски на выполнение опасных работпосле закрытия НД 1 год , если была получена травма, произошла авария или НС – 45 лет
Списки работающих в условиях, опасных для жизни и здоровья75 лет, если закончены до 01.01.2003 и 50 лет во всех остальных случаях
Документы о прохождении обучению по охране труда5 лет
Переписка по вопросам охраны труда (служебные, докладные записки и так далее) от 3 до 5 лет
Заключения к договорам5 лет

Сроки хранения документов по охране труда в организации достаточно продолжительные и за это время может накопиться огромная масса, даже за 5 лет. Но, как говорится, стоит только что-то выкинуть, например, какую-то справку – сразу же понадобится, так и в охране труда часто бывает. Поэтому лучше не надеяться на авось, а хранить документы правильно.

Дополнительная информация

Росархивом была создана Инструкция, поясняющая сроки хранения различных документов, в том числе по охране труда и существует несколько категорий, по которым и разбиваются учет хранения:

  1. Постоянно. Хранение в центральных архивах, с передачей организациями по истечении сроков временного хранения.
  2. Срок хранения документов по охране труда до минования надобности. Относится к внутренней документации, которая по истечении годичного обязательного срока сохраняется столько, сколько требуют внутренние регламенты организации.
  3. До замены новыми. Обычно применяется к нормативным управленческим документам, которые со временем отменяют или заменяют обновленными версиями.
  4. 50/75 лет – означает, что если документ завершен до 1 января 2003 года, он хранится 75 лет, а если после только 50.

Сроки временного хранения определяются спецификой организации, в которой они были разработаны и применялись:

  1. Негосударственными организациями передаются в архив после окончания срока, приведенного в договоре.
  2. Не менее 10 лет хранят документы, разработанные в организациях, не относящихся источниками комплектования муниципальных или госархивов.
  3. 10 лет – для органов госвласти.
  4.  5 лет – для органов местного самоуправления, муниципальных структур.
  5. 15 лет – срок, касающийся федеральных органов, госкорпораций, организаций федерального уровня.

В соответствии с новыми требованиями часть документации утратила пометку «Постоянно», перейдя в разряд временно хранимых.

 Основные выводы

Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.

Рекомендую изначально не лениться и содержать документацию в порядке, а имея информацию о сроках хранения документации, стоит регулярно мониторить ситуацию, чтобы не пропустить очередные нововведения и указания. 

Если остались вопросы, даже на которые нет четких ответов в интернет, можете задать их в комментариях, будем разбираться. А если вам требуется помощь, обращайтесь, помогу.

Понравилась статья? Поделись!

Читайте также

6 комментариев

  • Аватар комментатора Эльвира Эльвира
    Здравствуйте, Екатерина! Меня назначают специалистом по охране труда, для меня все новое, изучаю с нуля. Такой вопрос, от предыдущего специалиста остались журналы инструктажей, инструкции, положения, последние записи сделаны в 2017 году. Как лучше сделать: завести новые журналы или продолжать старые? Получается что с 2017 года не проводились ни вводные инструктажи, ни первичные, никакие. Что делать в такой ситуации?
    Ответить
  • Аватар комментатора Марат Марат
    Здравствуйте! Какая существует возможность официально и без проблем для должностного и юридического лица начать вести все новые журналы по охране труда при работе СОТом одного лица и наличии ошибок в первые годы работы по совмещению с основной должностью? Можно перейти на личную почту, если вам удобно.
    Ответить
  • Аватар комментатора Наталья Наталья
    Добрый день, Екатерина!
    Расскажите про производственные аптечки. В приказе минздравсоцразвития от 05.03.2011 г №169н, приведены требования к комплектации аптечек. Что туда входит, Вам, наверняка, известно. А как быть с зеленкой, перекисью, банальным обезболивающим? Наличие их в аптечке нелегально?
    Не помню где читала, что должен вестись журнал по выдаче медикаментов. Кто ответственный за его ведение?
    Ответить
    1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова Екатерина Воронцова

      Добрый день. Тема достаточно объемная, вопросы по ней распространенные, поэтому в ближайшее время подготовлю подробную заметку

      Ответить
  • Аватар комментатора Наталья Наталья
    Добрый день, Екатерина!
    Я совсем недавно назначена на должность начальника отдела по ОТ. Документов от предыдущих работников и начальников осталось мало. Это и результаты АРМ, и результаты лаборатории по замерам шума, освещения и пр. Согласно новому приказу (№236 от 23.12.19г) кто несет ответственность за непредоставление документов при востребовании?
    Ответить
    1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова Екатерина Воронцова

      Доброго дня. В первую очередь работодатель, далее лица ответственные по приказу (должностные).
      У меня была такая практика, когда трудоустроилась в организацию, а там практически ничего нет из документации, подготовила служебную записку на генерального, перечислила все чего нет, на момент моего приема на работу, копию оставила у себя. Далее подготовила план по реализации данных мероприятий, разбив на сроки. Согласовала и утвердила у работодателя. Какие-то пункты были завязаны на финансировании, поэтому план корректировался. Но суть не в этом, когда пришла через месяц проверка с ГИТ по заявлению от предыдущего специалиста по охране труда, ко мне претензий не было.

      Ответить

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение