Все про утерю журнала по охране труда: восстановление документов, образцы

Екатерина Воронцова 30 комментариев 53982 просмотра

Обновлено: 27 мая 2023 г.

В практике СОТа случается всякое, в том числе и утеря журналов по охране труда. Первое ощущение, которое возникает – это паника, что теперь делать, а если проверка ГИТ или прокуратуры? К сожалению от этого никто не застрахован и нужно как-то выкрутиться так, чтобы не вразрез с законодательством.

У нас часто буровые бригады переезжали с одного месторождения на другое, редко конечно, но возникали такие ситуации, когда забывали папку с документами по охране труда, а когда возвращались за ней уже все заметено снегом. И как быть? Очевидный ответ, что восстанавливать, а как это правильно сделать, расскажу подробно в этой заметке.

И если у вас был такой опыт, практика общения с инспектором и есть что рассказать, присоединяйтесь в комментариях, это будет полезно остальным читателям и автору этой заметки. Давайте помогать друг другу!

Утеря журналов по охране труда

Утеря журналов по охране труда в случае проверки грозит серьезными последствиями, а существенная доля работы СОТа в организации связана с ведением и контролем соответствующих документов. И конечно же никому не хочется “влететь” за недостаточный контроль!

Сам специалист по охране труда крайне редко теряет журнал, ответственность все таки, но могут произойти форсмажоры, например, затопит или еще какой-то катаклизм. А вот руководители подразделений склонны к потерям, это проверено на своей “шкуре”.

Поэтому лучше им знать про ответственность, которая может возникнуть, если в самый неподходящий момент будет обнаружена утеря документов по охране труда.

Ответственность за утерю документов по охране труда

Самая большая ошибка, которую можно совершить после обнаружения факта утери – ничего не делать, замалчивать происшествие, надеяться, что оно само как-то «рассосется». Этого не произойдет, а шансов дождаться окончания установленных нормативами срока хранения не так много.

Первая же проверка сразу выявит отсутствие журнала и пометок о его утере. Пропажа журнала о проведении вводного или первичного инструктажа приравнивается к отсутствию инструктажа и размер штрафа составляет:

для должностных лиц – от 15 000 до 25 000 рублей;
для индивидуальных предпринимателей – от 15 000 до 25 000 рублей;
для организаций – от 110 000 до 130 000 руб.

Также ответственность несет лицо, по вине которого произошла утеря журнала по охране труда или уничтожение (сотрудник охраны, водитель, специалист по охране труда, иные работники). В большинстве форма вины определяется руководством предприятия – от выговора до штрафа.

Весь спектр услуг по охране труда

Введите номер телефона, рассчитаем смету по вашим задачам. Вводите без восьмерки. "Бюро Екатерины Воронцовой" – профессиональное решение ваших задач по охране труда. Качественно и в срок!

Восстановление документов по охране труда

Помимо обязательных к ведению журналов есть и те, заполнение которых рекомендовано, но необязательно. И восстановление документов по охране труда проводится в том же порядке, что в и случае с обязательными документами.

Однако по решению руководства и согласованию со специалистом по охране труда их можно не восстанавливать. Никаких штрафов не последует, главное не перепутайте обязательные и рекомендованные!

Восстановление документов по охране труда процедура непростая и конечно же бюрократическая с подготовкой кучи бумаг, но они вам впоследствии помогут избежать штрафа:

На основании служебной записки, сотрудника обнаружившего утерю журналов, создается комиссия для рассмотрения этого вопроса и выявления причины.
Формируется акт об утере документов по охране труда.
Издается приказ о восстановлении журналов.
Заводится новый журнал.

Обязательно проводится внеплановый инструктаж, о котором делается запись с соответствующей пометкой. Последующие инструктажи ведутся согласно ранее разработанному плану.

В состав комиссии, организуемой для расследования, входит руководитель организации, специалист по охране труда, другие заинтересованные лица. Минимальный состав комиссии – 3 человека.

Одна из целей – получить в письменной форме объяснение от сотрудника, отвечающего за документ. Выводы заносятся в акт утери журнала по охране труда с указанием причин случившегося, ответственных, предпринятых мерах. Если комиссионно было принято решение о депремировании или штрафе,необходимо сделать отдельная запись.

Акт об утере журналов по охране труда

Акт об утере журналов по охране труда должен содержать требования о необходимости завести новый журнал в связи с обстоятельствами, которые обязательно указываются. Тут же уточняется необходимость проведения внепланового инструктажа. Если утеря журналов по охране труда произошла по вине сотрудника, вписывается ФИО и принятое в его отношении решение.

Важно: только на основании акта можно издать приказ о заведении дубликата журналов по охране труда.

Зачем нужен акт? Одна из причин – объяснить, в случае проверки, отсутствие старых записей. Данная работа комиссии убережет от штрафа, поэтому стоит потратить время и оформить новый документ, как можно раньше.

Образец акта утери журнала по охране труда

Дубликаты документов

Часто возникает вопрос о том, надо ли в случае восстановления документа вносить в него информацию «задним числом»? Обычно заводится «чистый» от записей журнал, в котором первым делом ставится пометка о внеплановом инструктаже.

Специалист по охране труда может повторить вводный инструктаж, который проводится обычно только для новых сотрудников, лишним не будет :) Тоже самое относится и к руководителям подразделений, если утеря журнала по охране труда была по их вине.

Далее можно сделать завершающую запись “Внеплановый инструктаж проведен”. Поставить дату, подпись и далее уже продолжать ведение журнала и регистрацию инструктажей, как того требует трудовое законодательство.

Все необходимые документы для восстановления документов по охране труда вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Сроки хранения журналов по охране труда

В п. 423 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 установлен срок хранения журналов по охране труда – 45 лет, поэтому даже если утерян старый журнал, который давно не ведется (переполнен, заведен новый), обязательно проводится расследование. Окончания срока хранения журнала явно не дождаться :)

Именно поэтому, во избежание неприятных проблем, которые могут вылиться в штрафы, следует соблюдать правила хранения и перевозки документов. Также рекомендуется по окончанию обязательного 45-летнего срока не уничтожать документы.

Основные выводы

Во избежание штрафов лучше заранее подготовиться к возможным проверкам и для этого, если выявлена утеря журналов по охране труда, необходимо собирать документы, которые можно предоставить по запросу инспекции по труду. В зависимости от причин утери они могут отличаться.

При пожаре: нужна справка от МЧС о пожаре, с указанием места и площади возгорания, а также протокол осмотра места происшествия.

При затоплении: прикладывается справка и акт осмотра места происшествия. Выдает, обслуживающая объект организация и прикладываются объяснительные от работников.

При переезде: прикладывается приказ о расследовании обстоятельств, объяснительные сотрудников, производивших перемещение документов (грузчик, водитель, иные лица), акты об утрате и восстановлении. Прикладывается Приказ о восстановлении документа.

Если документы вообще не велись, должен быть приказ о расследовании причин и акт с результатами расследования, а по окончанию заводится новый журнал.

Это основная информация, которая может быть вам полезна, но если понадобится разработка документов по охране труда с индивидуальным и нешаблонным подходом, обращайтесь.

Желаю вам безопасной и эффективной работы!

разработаем документы за вас

Введите номер телефона, рассчитаем смету по вашим задачам. Вводите без восьмерки. "Бюро Екатерины Воронцовой" – весь спектр услуг по охране труда. Качественно и в срок!

30 комментариев

Добрый день! Транспортная организация оказывает услуги (ПРР, монтаж) специализированным транспортом на объектах заказчика. В штате организации числились директор и 5 стропальщиков. 05 марта 2023г. происходит смена директора. 10 апреля 2023г. трудоустраивают машиниста крана. Я 10 августа 2023 официально устраиваюсь в организацию специалистом по транспорту. 31 августа 2023г. все стропальщики увольняются. В штате организации остается 3 официально трудоустроенных работника (директор, специалист, машинист). На момент трудоустройства в организации отсутствовали документы, с которыми кадровый специалист обычно знакомит при приеме на работу (ПВТР, Положение об оплате труда и т.п.), ознакомление в данном случае было фиктивным. Т.е. в трудовом договоре были перечислены положения и рядом ставилась подпись в ознакомлении. Было принято решение разработать данные положения задним числом, так как факт ознакомления был отражен в ТД (без использования служебки, акта об утрате).
В организации не проводились инструктажи, не велись журналы, нет разработанных положений, инструкций и программ тоже нет.
Меня хотят направить на обучение в УЦ и возложить обязанности СОТа и, соответственно, вся эта работа будет моей.
Я времени не теряла, регистрировалась на все возможные журналы (Главбух, Упращенка, Охрана труда и т.п.), которые предоставляли бесплатный доступ к прочтению нужной информации и возможность скачивать образцы для применения их в деятельности организации, чтобы иметь хоть какую-нибудь базу для понимания, что делать и куда мне двигаться. Уже на основании полученных знаниях составляла проекты положений (без служебок) для рассмотрения директором и их утверждения, а также проекты программ и инструкций, но большой уверенности в них не было, поэтому рассмотрение и утверждение я откладывала.
Позже я наткнулась уже на ваш канал в ютубе, я посмотрела несколько роликов, были какие-то отрывки из 7-дневного марафона, где вы рассказывали, как проводилась регистрация инструктажа в организации «Металком» до ее аудита. Мне очень понравилась, как вы подаете материал вашим слушателям. Я зарегистрировалась у вас на сайте «Помощь СОТам», где представлена система. У меня появилась возможность бесплатно попробовать пройти несколько первых шагов. Для меня это было что-то, потому как у вас система выстроена так, что, начиная уже со 2 шага, вы даете задание, где отражено какую информацию необходимо изучить по своей организации прежде, чем приступать к созданию документации.
Еще раз хочу отметить, что мне очень понравилось как вы раскрываете материал: все четко изложено, информации много и строго по теме, есть ссылки на нормативную базу, с которой можно ознакомиться. В моем случае заключительными моментами в принятии решения о подключении полного доступа к системе, стали, конечно же, то, что вы являетесь действующим специалистом с большим опытом работы, а также ваш серьезный и ответственный подход к работе и к вашим слушателям. Зная, что есть достоверная и актуальная база, на которую я могу положиться, то работаешь с уверенностью и не впустую.
С полным доступом я всего 1,5 месяца. За это время я начала пересматривать свои подготовленные проекты. Начала с программ, инструктажей и инструкций, выявила свои недочеты и ошибки, много информации пришлось где-то вовсе убрать, а где-то, наоборот, дополнить, но в этот раз я уверена в своей проделанной работе. Программы, инструктаж и инструкции разработаны и утверждены директором, единственное пока что без указания дат, так как из нас двоих никто еще не обучен. Вопрос решается.
Вот, когда я разработала минимум для проведения вводного и первичного инструктажа я столкнулась с вопросами, где мне необходима помощь и совет.
Подскажите, пожалуйста, достаточно ли обучить и возложить обязанности СОТа на меня, чтобы я могла проводить вводный инструктаж и осуществлять контроль за состоянием условий по охране труда, одновременно, обучив директора, чтобы он проводил первичный и повторные инструктажи на рабочем месте, так как задание нам выдает именно директор?
Как в данном случае правильно оформить отсутствие охраны труда на начальном этапе работы организации, ведь под утерю мы не попадаем, да и к тому же у нас не собирается комиссия из 3 человек?
Можно ли совместить проведение внепланового вводного инструктажа с ознакомлением с положениями, которые утверждены задним числом, чтобы работник реально ознакомился со своими правами, обязанностями и познакомился с ПВТР, с отражением в листе ознакомления, чтобы это не было только фикцией? Правильно я понимаю, что после проведения инструктажей в журналах будут отражаться подписи нас троих
Может ли на основании раздела 10, пункта 101, 102 Постановления 2464 СОТ проводить обучение работникам без создания в организации комиссии, но при этом результаты экзамена также отражать в протоколе проверки знаний, заменив «комиссия» на «принял экзамен»?
Огромная вам благодарность за вашу разработанную систему, я пересматриваю старые (если что-то упустила) и знакомлюсь с новыми роликами и осознаю, что участвовать в ознакомлении с системой это для меня большая поддержка и удача! Заранее благодарю за ваш совет!

Добрый день.
Скажите пожалуйста,
Компания небольшая, есть Ген директор и 10 человек рабочих. При составлении акта на утерю журналов, в графе виновный прописывается сам Ген директор. Получается Директор сам на себя акт составляет???
Как правильно составить акт на утерю журнала?

добрый день, я новичок в ОТ, пришла на предприятие, предыдущий специалист увольнялся из за личных конфликтов с работодателем до моего прихода и просто втихую вынес часть документов, пришлось заводить новые. в частности журнал обучения работников рабочих профессий, протоколы проверок знаний требований ОТ. было проведено обучение с проверкой знаний по ОТ, жаль что ваша статья не попалась мне раньше не знала о порядке восстановления, оч. полезно. составлять ли акт о утере документов или уже нет смысла все восстановлено, и виновный в утере не работает.

Добрый день! Помогите разобраться.
У нас на предприятии имеются работники с вредными условиями труда, класс 3.3 и 3.2.
Каким образом необходимо вести учёт фактически отработанного времени? Достоточно ли при работе во вредных условий труда табеля учета? Или необходимо вести ещё и журнал учёта работы во вредных условий труда? И возможно привлекать работников во вредных условиях труда к работе в выходные дни? Каким образом вести учёт этого времени?
Касаемо журнала, не нашла ни одного нормативного документа регламентирующего его ведение или обязывающего работодателя вести такой журнал?

Добрый день.Подскажите как быть?Пришла в новую организацию кадровиком,ни журналов,никаких либо документов связанных с ОТ нету,сотрудника по охране труда так же нет,штат 45 человек.Я правильно понимаю,что нужно составлять акт об отсутствии документов,что прописать в причине?Как восстановить все документы?Спасибо

Екатерина, спасибо за материал. Подскажите пожалуйста - дату проведение внепланового вводного инструктажа указывать фактическую (т.е установленную приказом, а не ту, когда человека принимали?
И обязательно ли получить подпись каждого сотрудника во внеплановом инструктаже? Или же можно вписать всех и внизу прописать основание проведения инструктажа и дату+подпись СОТа.

Доброго дня
Дату нужно указать фактическую, провести инструктаж фактически и каждый работник должен поставить свою подпись в журнале

Здравствуйте! Прошу подсказать. Заводим новые журналы по ОТ,будет 2 журнала-вводный и и регистрация инструктажа на рабочем месте. Часть сотрудников осталась в старой организации на момент заведения, часть переводится в другое подразделение. Какой вид инструктажа пишу для тех сотрудников, что остаются в старой организации? И можно ли не писать тех сотрудников, что проработали месяц и уволились? пишу задним числом, за май.

Добрый день, подскажите пожалуйста, у нас через два дня 3 дня проверка, выяснилось что журнал не заполняли более 1,5 лет, естественно и доп документацию как стажировочные листы тоже не заполняли, возможно ли сказать, что он утерян и сделать внеплановый инструктаж и документы естаетсаенно, очень нужен ответ, страшно ппц)

Добрый день. Можно, но кроме журналов, нужно ещё провести проверку знаний по охране труда, проверить обеспечивался ли персонал СИЗ и направляли ранее на медосмотры. Акт на один журнал ситуацию не изменит

Екатерина. здравствуйте . Утерян журнал вводного инструктажа. Все необходимые акты и приказы сделаны. А как правильно в журнале вводного инструктажа сделать отметку о внеплановом инструктаже

Здравствуйте.
На Ваше усмотрение, например, можно в строке написать что внеплановый вводный проведен на основании приказа № и дата. И далее всех оформить, в конце указать завершающую запись

Добрый день. Екатерина, нужен Ваш совет. Обнаружила, что в подразделении в районе проведен первичный инструктаж и журнал дальше не заполнялся. Руководитель уволился и не передал полномочия новому сотруднику. Как лучше поступить: акт составить и новый журнал завести или внеплановый инструктаж в старом журнале оформить и вести его дальше?

Добрый день.
Сначала нужно написать служебную записку на имя руководителя организации об обнаружении данной ситуации, провести внеплановый и вести дальше, потому как контроль должен быть. Но если Вы хотите, как утерю провести, то акт, новый журнал и внеплановый инструктаж.
Здесь все зависит от ситуации, какой вариант выбрать