Все про утерю журнала по охране труда: восстановление документов, образцы

Восстановление документов по охране труда
Обновлено:

В практике СОТа случается всякое, в том числе и утеря журналов по охране труда. Первое ощущение, которое возникает – это паника, что теперь делать, а если проверка? К сожалению от этого никто не застрахован и нужно как-то выкрутиться так, чтобы не вразрез с законодательством.

У нас часто буровые бригады переезжали с одного месторождения на другое, редко конечно, но возникали такие ситуации, когда забывали папку с документами по охране труда, а когда возвращались за ней уже все заметено снегом. И как быть? Очевидный ответ, что восстанавливать, а как это правильно сделать, расскажу подробно в этой заметке.

И если у вас был такой опыт, практика общения с инспектором и есть что рассказать, присоединяйтесь в комментариях, это будет полезно остальным читателям. Давайте помогать друг другу!

Утеря журналов по охране труда

Утеря журналов по охране труда в случае проверки грозит серьезными последствиями, а существенная доля работы СОТа в организации связана с ведением и контролем соответствующих документов. И конечно же никому не хочется “влететь” за недостаточный контроль!

Сам специалист по охране труда крайне редко теряет журнал, ответственность все таки, но могут произойти форсмажоры, например, затопит или еще какой-то катаклизм. А вот руководители подразделений склонны к потерям, это проверено на своей “шкуре”.

Поэтому лучше им знать про ответственность, которая может возникнуть, если в самый неподходящий момент будет обнаружена утеря документов по охране труда.

Ответственность за утерю документов по охране труда

Самая большая ошибка, которую можно совершить после обнаружения факта утери – ничего не делать, замалчивать происшествие, надеяться, что оно само как-то «рассосется». Этого не произойдет, а шансов дождаться окончания установленных нормативами срока хранения не так много. 

Первая же проверка сразу выявит отсутствие журнала и пометок о его утере. Пропажа журнала о проведении вводного или первичного инструктажа приравнивается к отсутствию инструктажа и размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц – от 15 000 до 25 000 рублей;
  • для индивидуальных предпринимателей – от 15 000 до 25 000 рублей;
  • для организаций – от 110 000 до 130 000 руб.

Также ответственность несет лицо, по вине которого произошла утеря журнала по охране труда или уничтожение (сотрудник охраны, водитель, специалист по охране труда, иные работники). В большинстве форма вины определяется руководством предприятия – от выговора до штрафа.

Восстановление документов по охране труда

Помимо обязательных к ведению журналов есть и те, заполнение которых рекомендовано, но необязательно. И восстановление документов по охране труда проводится в том же порядке, что в и случае с обязательными документами.

Однако по решению руководства и согласованию со специалистом по охране труда их можно не восстанавливать. Никаких штрафов не последует, главное не перепутайте обязательные и рекомендованные!

Восстановление документов по охране труда процедура непростая и конечно же бюрократическая с подготовкой кучи бумаг, но они вам впоследствии помогут избежать штрафа:

  1. На основании служебной записки, сотрудника обнаружившего утерю журналов, создается комиссия для рассмотрения этого вопроса и выявления причины.
  2. Формируется акт об утере документов по охране труда.
  3. Издается приказ о восстановлении журналов.
  4. Заводится новый журнал.

Обязательно проводится внеплановый инструктаж, о котором делается запись с соответствующей пометкой. Последующие инструктажи ведутся согласно ранее разработанному плану.

В состав комиссии, организуемой для расследования, входит руководитель организации, специалист по охране труда, другие заинтересованные лица. Минимальный состав комиссии – 3 человека. 

Одна из целей – получить в письменной форме объяснение от сотрудника, отвечающего за документ. Выводы заносятся в акт утери журнала по охране труда с указанием причин случившегося, ответственных, предпринятых мерах. Если комиссионно было принято решение о депремировании или штрафе,необходимо сделать отдельная запись.

Акт об утере журналов по охране труда

Акт об утере журналов по охране труда должен содержать требования о необходимости завести новый журнал в связи с обстоятельствами, которые обязательно указываются. Тут же уточняется необходимость проведения внепланового инструктажа. Если утеря журналов по охране труда произошла по вине сотрудника, вписывается ФИО и принятое в его отношении решение.

Важно: только на основании акта можно издать приказ о заведении дубликата журналов по охране труда.

Зачем нужен акт? Одна из причин – объяснить, в случае проверки, отсутствие старых записей. Данная работа комиссии убережет от штрафа, поэтому стоит потратить время и оформить новый документ, как можно раньше.

Акт об утере журналов по охране труда

Дубликаты документов

Часто возникает вопрос о том, надо ли в случае восстановления документа вносить в него информацию «задним числом»? Обычно заводится «чистый» от записей журнал, в котором первым делом ставится пометка о внеплановом инструктаже. 

Специалист по охране труда может повторить вводный инструктаж, который проводится обычно только для новых сотрудников, лишним не будет :) Тоже самое относится и к руководителям подразделений, если утеря журнала по охране труда была по их вине.

Далее можно сделать завершающую запись “Внеплановый инструктаж проведен”. Поставить дату, подпись и далее уже продолжать ведение журнала и регистрацию инструктажей, как того требует трудовое законодательство.

Все необходимые документы для восстановления документов по охране труда вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Сроки хранения журналов по охране труда

В п. 423 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 установлен срок хранения журналов по охране труда – 45 лет, поэтому даже если утерян старый журнал, который давно не ведется (переполнен, заведен новый), обязательно проводится расследование. Окончания срока хранения журнала явно не дождаться :)

Именно поэтому, во избежание неприятных проблем, которые могут вылиться в штрафы, следует соблюдать правила хранения и перевозки документов. Также рекомендуется по окончанию обязательного 45-летнего срока не уничтожать документы.

Основные выводы

Во избежание штрафов лучше заранее  подготовиться к возможным проверкам и для этого, если выявлена утеря журналов по охране труда, необходимо собирать документы, которые можно предоставить по запросу инспекции по труду. В зависимости от причин утери они могут отличаться.

При пожаре: нужна справка от МЧС о пожаре, с указанием места и площади возгорания, а также протокол осмотра места происшествия.

При затоплении: прикладывается справка и акт осмотра места происшествия. Выдает, обслуживающая объект организация и прикладываются объяснительные от работников.

При переезде: прикладывается приказ о расследовании обстоятельств, объяснительные сотрудников, производивших перемещение документов (грузчик, водитель, иные лица), акты об утрате и восстановлении. Прикладывается Приказ о восстановлении документа.

Если документы вообще не велись, должен быть приказ о расследовании причин и акт с результатами расследования, а по окончанию заводится новый журнал.

Это основная информация, которая может быть вам полезна, но если что-то осталось непонятным или у Вас нестандартная ситуация, обращайтесь.

Желаю вам безопасной и эффективной работы!

Сделай репост – выиграй ноутбук!

Каждый месяц 1 числа iBook.pro разыгрывает подарки.

  • Нажми на одну из кнопок соц. сетей
  • Получи персональный купон
  • Выиграй ноутбук LENOVO или HP

Смотреть отзывы

LENOVO или HP от 40-50 т.р., 8-16ГБ DDR4, SSD, экран 15.6", Windows 10

Читайте также

10 комментариев

  • Аватар комментатора Екатерина Екатерина
    Спасибо Вам за работу. Мне кажется, будет правильно написать в разделе "Дубликаты документов", какими датами проводить заново вводный инструктаж. А уже внеплановый инструктаж в дубликате журнала инструктажей на рабочем месте. И есть опечатки в статье. В разделе "Акт об утере", второй абзац и др.
    Ответить
    1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова Екатерина Воронцова

      Спасибо большое за дополнения и корректировки, исправления внесла, иногда глаз замылен и не все сразу углядишь
      Даты проведения вновь вводного инструктажа указываются в приказе

      Ответить
  • Аватар комментатора Наталья Наталья
    У нас сейчас налоговая проверка на строительном объекте, и юрист с главбухом попросили чтобы я потеряла журнал вводного инструктажа для субподрядных организаций - я отказалась, вплоть до увольнения!!!!
    Ответить
    1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова Екатерина Воронцова

      На основании ст 93.1 НК РФ инспектор вправе затребовать данный журнал, но включить в протокол нарушение за отсутствие журнала не смогут

      Ответить
  • Аватар комментатора Наташа Наташа
    Екатерина, подскажите, а как быть, если в организации кроме журнала вводного инструктажа и инструкции к ней ничего больше нет?
    Это как-то надо объяснять?
    Я устроилась в организацию месяц назад специалистом по ОТ.
    Сейчас разрабатываю все необходимые документы - положения, инструкции, журналы и т.д., но это огромный объем, быстро не сделать.
    Самое главное, что отвечать проверке, когда она спросит - почему раньше все это не велось? Как снять ответственность с себя, когда не работала на этом месте? Или для проверки достаточно будет даты в приказе о приеме на работу?
    Ответить
    1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова Екатерина Воронцова

      Приказ о приеме и хорошо, если есть служебная записка на имя руководителя о том, что документация в части охраны труда не велась до Ваше появления, то будет вообще то, что доктор прописал

      Ответить
      1. Аватар комментатора Наташа Наташа
        Екатерина Воронцова, спасибо, так с сделаю)
        Ответить
  • Аватар комментатора Наталья Наталья
    Добрый день, очень полезные статьи, огромное спасибо. Подскажите пожалуйста вводный инструктаж и на рабочем месте это одинаковый инструктаж или содержание разное?
    Ответить
  • Аватар комментатора Екатерина Екатерина
    Екатерина, Вы как обычно в своих статьях затрагиваете самые частые и проблемные ситуации на предприятии, не регулирующие НПА, но требующие их решения.
    Спасибо Вам за передачу опыта!

    И небольшое мое недопонимание, требующее разъяснения:
    В предоставленном образце Акта об утрате документа, прописано, что необходимо провести первичный инструктаж со всеми работниками предприятия в новом журнале.
    А по тексту статьи Вы говорите, что необходимо провести внеплановый инструктаж со всеми работниками предприятия с записью в новом журнале.
    Как все-таки при утере вписать в новый журнал инструктажей проведение инструктажа имеющим работникам на предприятии?
    Им нужно провести внеплановый инструктаж и записать их всех по фактической дате?

    Спасибо за ответ.
    Ответить
    1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова Екатерина Воронцова

      Спасибо большое, Екатерина, что так внимательно читаете и указываете на недочеты, как говорится одна голова хорошо, а две лучше :))
      В данной ситуации банальная опечатка, необходимо провести внеплановый инструктаж, в акте сейчас внесу корректировки.

      Ответить

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение