Все про утерю журнала по охране труда: восстановление документов, образцы

Восстановление документов по охране труда
Обновлено:

В практике СОТа случается всякое, в том числе и утеря журналов по охране труда. Первое ощущение, которое возникает – это паника, что теперь делать, а если проверка? К сожалению от этого никто не застрахован и нужно как-то выкрутиться так, чтобы не вразрез с законодательством.

У нас часто буровые бригады переезжали с одного месторождения на другое, редко конечно, но возникали такие ситуации, когда забывали папку с документами по охране труда, а когда возвращались за ней уже все заметено снегом. И как быть? Очевидный ответ, что восстанавливать, а как это правильно сделать, расскажу подробно в этой заметке.

И если у вас был такой опыт, практика общения с инспектором и есть что рассказать, присоединяйтесь в комментариях, это будет полезно остальным читателям. Давайте помогать друг другу!

Утеря журналов по охране труда

Утеря журналов по охране труда в случае проверки грозит серьезными последствиями, а существенная доля работы СОТа в организации связана с ведением и контролем соответствующих документов. И конечно же никому не хочется “влететь” за недостаточный контроль!

Сам специалист по охране труда крайне редко теряет журнал, ответственность все таки, но могут произойти форсмажоры, например, затопит или еще какой-то катаклизм. А вот руководители подразделений склонны к потерям, это проверено на своей “шкуре”.

Поэтому лучше им знать про ответственность, которая может возникнуть, если в самый неподходящий момент будет обнаружена утеря документов по охране труда.

Ответственность за утерю документов по охране труда

Самая большая ошибка, которую можно совершить после обнаружения факта утери – ничего не делать, замалчивать происшествие, надеяться, что оно само как-то «рассосется». Этого не произойдет, а шансов дождаться окончания установленных нормативами срока хранения не так много. 

Первая же проверка сразу выявит отсутствие журнала и пометок о его утере. Пропажа журнала о проведении вводного или первичного инструктажа приравнивается к отсутствию инструктажа и размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц – от 15 000 до 25 000 рублей;
  • для индивидуальных предпринимателей – от 15 000 до 25 000 рублей;
  • для организаций – от 110 000 до 130 000 руб.

Также ответственность несет лицо, по вине которого произошла утеря журнала по охране труда или уничтожение (сотрудник охраны, водитель, специалист по охране труда, иные работники). В большинстве форма вины определяется руководством предприятия – от выговора до штрафа.

Восстановление документов по охране труда

Помимо обязательных к ведению журналов есть и те, заполнение которых рекомендовано, но необязательно. И восстановление документов по охране труда проводится в том же порядке, что в и случае с обязательными документами.

Однако по решению руководства и согласованию со специалистом по охране труда их можно не восстанавливать. Никаких штрафов не последует, главное не перепутайте обязательные и рекомендованные!

Восстановление документов по охране труда процедура непростая и конечно же бюрократическая с подготовкой кучи бумаг, но они вам впоследствии помогут избежать штрафа:

  1. На основании служебной записки, сотрудника обнаружившего утерю журналов, создается комиссия для рассмотрения этого вопроса и выявления причины.
  2. Формируется акт об утере документов по охране труда.
  3. Издается приказ о восстановлении журналов.
  4. Заводится новый журнал.

Обязательно проводится внеплановый инструктаж, о котором делается запись с соответствующей пометкой. Последующие инструктажи ведутся согласно ранее разработанному плану.

В состав комиссии, организуемой для расследования, входит руководитель организации, специалист по охране труда, другие заинтересованные лица. Минимальный состав комиссии – 3 человека. 

Одна из целей – получить в письменной форме объяснение от сотрудника, отвечающего за документ. Выводы заносятся в акт утери журнала по охране труда с указанием причин случившегося, ответственных, предпринятых мерах. Если комиссионно было принято решение о депремировании или штрафе,необходимо сделать отдельная запись.

Акт об утере журналов по охране труда

Акт об утере журналов по охране труда должен содержать требования о необходимости завести новый журнал в связи с обстоятельствами, которые обязательно указываются. Тут же уточняется необходимость проведения внепланового инструктажа. Если утеря журналов по охране труда произошла по вине сотрудника, вписывается ФИО и принятое в его отношении решение.

Важно: только на основании акта можно издать приказ о заведении дубликата журналов по охране труда.

Зачем нужен акт? Одна из причин – объяснить, в случае проверки, отсутствие старых записей. Данная работа комиссии убережет от штрафа, поэтому стоит потратить время и оформить новый документ, как можно раньше.

Акт об утере журналов по охране труда

Дубликаты документов

Часто возникает вопрос о том, надо ли в случае восстановления документа вносить в него информацию «задним числом»? Обычно заводится «чистый» от записей журнал, в котором первым делом ставится пометка о внеплановом инструктаже. 

Специалист по охране труда может повторить вводный инструктаж, который проводится обычно только для новых сотрудников, лишним не будет :) Тоже самое относится и к руководителям подразделений, если утеря журнала по охране труда была по их вине.

Далее можно сделать завершающую запись “Внеплановый инструктаж проведен”. Поставить дату, подпись и далее уже продолжать ведение журнала и регистрацию инструктажей, как того требует трудовое законодательство.

Все необходимые документы для восстановления документов по охране труда вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Сроки хранения журналов по охране труда

В п. 423 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 установлен срок хранения журналов по охране труда – 45 лет, поэтому даже если утерян старый журнал, который давно не ведется (переполнен, заведен новый), обязательно проводится расследование. Окончания срока хранения журнала явно не дождаться :)

Именно поэтому, во избежание неприятных проблем, которые могут вылиться в штрафы, следует соблюдать правила хранения и перевозки документов. Также рекомендуется по окончанию обязательного 45-летнего срока не уничтожать документы.

Основные выводы

Во избежание штрафов лучше заранее  подготовиться к возможным проверкам и для этого, если выявлена утеря журналов по охране труда, необходимо собирать документы, которые можно предоставить по запросу инспекции по труду. В зависимости от причин утери они могут отличаться.

При пожаре: нужна справка от МЧС о пожаре, с указанием места и площади возгорания, а также протокол осмотра места происшествия.

При затоплении: прикладывается справка и акт осмотра места происшествия. Выдает, обслуживающая объект организация и прикладываются объяснительные от работников.

При переезде: прикладывается приказ о расследовании обстоятельств, объяснительные сотрудников, производивших перемещение документов (грузчик, водитель, иные лица), акты об утрате и восстановлении. Прикладывается Приказ о восстановлении документа.

Если документы вообще не велись, должен быть приказ о расследовании причин и акт с результатами расследования, а по окончанию заводится новый журнал.

Это основная информация, которая может быть вам полезна, но если что-то осталось непонятным или у Вас нестандартная ситуация, обращайтесь.

Желаю вам безопасной и эффективной работы!

16 комментариев

  1. Аватар комментатора Ольга
    Здравствуйте, столкнулась с такой ситуацией, работники переводились внутри структурного подразделения, но первичный инструктаж руководитель не провел, записи в журнале нет, теперь естественно вписать некуда, что делать в такой ситуации, подскажите, пожалуйста!
    Ответить
    1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова

      Здравствуйте. А сколько времени пошло от даты, когда должен был быть проведен инструктаж и на момент обнаружения?

      Ответить
      1. Аватар комментатора Ольга
        Екатерина Воронцова, а это идет с июня 2020 года, обнаружила недавно только
        Ответить
        1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова

          "Задним" числом смысла вписывать нет, лучше с руководителя подразделения взять объяснительную о причине пропуска, чтобы таких нарушений больше не допускалось. Судя по срокам, этим работникам уже проведен повторный инструктаж на рабочем месте (перевод)

          Ответить
  2. Аватар комментатора Александр
    Добрый день, подскажите пожалуйста, как отличается ситуация и алгоритм действий, если утерян журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности?
    Ответить
    1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова

      Добрый день.
      Можно использовать аналогичный алгоритм

      Ответить
  3. Аватар комментатора Екатерина
    Спасибо Вам за работу. Мне кажется, будет правильно написать в разделе "Дубликаты документов", какими датами проводить заново вводный инструктаж. А уже внеплановый инструктаж в дубликате журнала инструктажей на рабочем месте. И есть опечатки в статье. В разделе "Акт об утере", второй абзац и др.
    Ответить
    1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова

      Спасибо большое за дополнения и корректировки, исправления внесла, иногда глаз замылен и не все сразу углядишь
      Даты проведения вновь вводного инструктажа указываются в приказе

      Ответить
  4. Аватар комментатора Наталья
    У нас сейчас налоговая проверка на строительном объекте, и юрист с главбухом попросили чтобы я потеряла журнал вводного инструктажа для субподрядных организаций - я отказалась, вплоть до увольнения!!!!
    Ответить
    1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова

      На основании ст 93.1 НК РФ инспектор вправе затребовать данный журнал, но включить в протокол нарушение за отсутствие журнала не смогут

      Ответить
  5. Аватар комментатора Наташа
    Екатерина, подскажите, а как быть, если в организации кроме журнала вводного инструктажа и инструкции к ней ничего больше нет?
    Это как-то надо объяснять?
    Я устроилась в организацию месяц назад специалистом по ОТ.
    Сейчас разрабатываю все необходимые документы - положения, инструкции, журналы и т.д., но это огромный объем, быстро не сделать.
    Самое главное, что отвечать проверке, когда она спросит - почему раньше все это не велось? Как снять ответственность с себя, когда не работала на этом месте? Или для проверки достаточно будет даты в приказе о приеме на работу?
    Ответить
    1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова

      Приказ о приеме и хорошо, если есть служебная записка на имя руководителя о том, что документация в части охраны труда не велась до Ваше появления, то будет вообще то, что доктор прописал

      Ответить
      1. Аватар комментатора Наташа
        Екатерина Воронцова, спасибо, так с сделаю)
        Ответить
  6. Аватар комментатора Наталья
    Добрый день, очень полезные статьи, огромное спасибо. Подскажите пожалуйста вводный инструктаж и на рабочем месте это одинаковый инструктаж или содержание разное?
    Ответить
  7. Аватар комментатора Екатерина
    Екатерина, Вы как обычно в своих статьях затрагиваете самые частые и проблемные ситуации на предприятии, не регулирующие НПА, но требующие их решения.
    Спасибо Вам за передачу опыта!

    И небольшое мое недопонимание, требующее разъяснения:
    В предоставленном образце Акта об утрате документа, прописано, что необходимо провести первичный инструктаж со всеми работниками предприятия в новом журнале.
    А по тексту статьи Вы говорите, что необходимо провести внеплановый инструктаж со всеми работниками предприятия с записью в новом журнале.
    Как все-таки при утере вписать в новый журнал инструктажей проведение инструктажа имеющим работникам на предприятии?
    Им нужно провести внеплановый инструктаж и записать их всех по фактической дате?

    Спасибо за ответ.
    Ответить
    1. Аватар комментатора Екатерина Воронцова

      Спасибо большое, Екатерина, что так внимательно читаете и указываете на недочеты, как говорится одна голова хорошо, а две лучше :))
      В данной ситуации банальная опечатка, необходимо провести внеплановый инструктаж, в акте сейчас внесу корректировки.

      Ответить

Оставить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение